La méthodologie pour réaliser une audioconférence

Méthodologie de travail :

          - fixer des RDV virtuels aux collaborateurs (cela fait gagner du temps et limite les frais de déplacement).

          - préparer l'audioconférence : il faut se familiariser avec les outils et vérifier que nous sommes en présence d'un poste à fréquence vocale. S'exercer à ouvrir l'espace virtuel, à y introduire les participants, à enregistrer les réunions, ...

          - rédiger un mémento qui sera posé près du poste de téléphone.

          - communiquer aux collaborateurs l'ordre du jour. Il doit mentionner l'objet de la réunion, la date, l'heure (Il faut veiller à ce que la secrétaire ne passe pas d'appel durant ce créneau horaire), le numéro de téléphone qui permet d'accéder à la salle virtuelle, ainsi que la durée de l'audioconférence.

          - quelques minutes avant le début, composer les chiffres de votre numéro de réunion par téléphone ainsi que ceux de votre code mot de passe. La salle de réunion sera alors ouverte et prête à recevoir les collaborateurs.

          - une fois que tous les collaborateurs sont là, sécuriser la salle de réunion en la fermant.

          - si certains collaborateurs se trouvent dans une situation bruyante, leur conseiller de se placer dans une position d'écoute.

          - rappeler l' ordre du jour ainsi que les objectifs de la réunion.

          - pendant la réunion, veiller à ce que chaque prise de parole ne reste pas anonyme.

          - les collaborateurs doivent rester bref et concis

          - l'animateur doit gérer la prise de parole et les questions-réponses.

A la fin :

          - conclure en faisant une synthèse de ce qui a été fait

          - rappeler les décisions prises

          - programmer ensemble la date de la prochaine réunion

          - fermer la salle de réunion virtuelle

          - envoyer à chaque participant un compte-rendu écrit