Fiche de procédure du point de vue de l’utilisateur

1) Fixez des rendez-vous virtuels aux collaborateurs et communiquez leur l’ordre du jour. Il doit mentionner l’objet de la réunion, la date, l’heure et la durée de la vidéoconférence.

2) Vérifiez si tout le monde est en possession d’un ordinateur, du logiciel Skype, (du plug-in Festoon seulement pour la visioconférence à plus de 2 personnes) ,d’un micro casque (et d’une webcam).

3) Préparez l’audioconférence. Si vous ne maîtrisez pas très bien le logiciel Skype, exercez vous pour vous familiariser avec les commandes.

4) Quelques minutes avant le début de la réunion, connectez vous à votre compte Skype (cf. Fiche 2). 

5) À l’heure de la réunion, lancez la conférence. Si certains collaborateurs se trouvent dans une situation bruyante, conseillez leur de se placer dans une position d’écoute.

6) Rappelez l’ordre du jour, ainsi que les objectifs de la réunion.

7) Pendant la réunion, vous devez gérer la prise de parole et les questions-réponses.

8) À la fin de la réunion, conclure en faisant une synthèse de ce qui a été fait. Rappelez les décisions prises et programmez ensemble une date pour la prochaine réunion.

9) Déconnectez vous du logiciel Skype.

10) Envoyez à chaque participant un compte-rendu écrit de la réunion.