audio/videoconference

1) Fixez des rendez-vous virtuels aux collaborateurs et communiquez leur l’ordre du jour. Il doit mentionner l’objet de la réunion, la date, l’heure et la durée de la vidéoconférence.

2) Vérifiez si tout le monde est en possession d’un ordinateur, du logiciel Skype, (du plug-in Festoon seulement pour la visioconférence à plus de 2 personnes) ,d’un micro casque (et d’une webcam).

3) Préparez l’audioconférence. Si vous ne maîtrisez pas très bien le logiciel Skype, exercez vous pour vous familiariser avec les commandes.

4) Quelques minutes avant le début de la réunion, connectez vous à votre compte Skype (cf. Fiche 2). 

5) À l’heure de la réunion, lancez la conférence. Si certains collaborateurs se trouvent dans une situation bruyante, conseillez leur de se placer dans une position d’écoute.

6) Rappelez l’ordre du jour, ainsi que les objectifs de la réunion.

7) Pendant la réunion, vous devez gérer la prise de parole et les questions-réponses.

8) À la fin de la réunion, conclure en faisant une synthèse de ce qui a été fait. Rappelez les décisions prises et programmez ensemble une date pour la prochaine réunion.

9) Déconnectez vous du logiciel Skype.

10) Envoyez à chaque participant un compte-rendu écrit de la réunion.

Fiche 1 : Pour faire une audioconférence :

1) Lancez le logiciel Skype et connectez vous à votre compte.
2) Cliquer sur Appeler puis Lancer un appel de conférence.
3) Dans la fenêtre Démarrer la conférence, cliquer sur les contacts que vous souhaitez appeler, puis sur Ajouter à la conférence. Cliquer ensuite sur Démarrer.
4) Lorsque vous souhaitez mettre fin à l’appel, cliquez sur le bouton rouge Raccrocher.

Fiche 2 : Pour faire une vidéoconférence :

1) Lancez le logiciel Skype et connectez vous à votre compte.
2) Cliquer sur Appeler puis Lancer un appel de conférence.
3) Dans la fenêtre Démarrer la conférence, cliquer sur les contacts que vous souhaitez appeler, puis sur Ajouter à la conférence. Cliquer ensuite sur Démarrer.
4) Pour voir votre interlocuteur, cliquez sur l’icône Caméra.
5) Pour mettre fin à la conférence, cliquer sur le bouton rouge Raccrocher.

Fiche 3 : Pour recevoir un appel d’audioconférence :

1) Lancez le logiciel Skype et connectez vous à votre compte.
2) Lorsqu’un contact cherche à vous joindre, une fenêtre s’ouvre. Cliquez alors sur Répondre pour entrer en conversation avec la personne.
3) Lorsque vous souhaitez mettre fin à l’appel, cliquez sur le bouton rouge Raccrocher.

Fiche 4 : Pour recevoir un appel en visioconférence :

1) Lancez le logiciel Skype et connectez vous à votre compte.
2) Lorsqu’un contact cherche à vous joindre, une fenêtre s’ouvre. Cliquez alors sur Répondre pour entrer en conversation avec la personne.
3) Pour voir votre interlocuteur, cliquez sur l’icône Caméra.
4) Lorsque vous souhaitez mettre fin à l’appel, cliquez sur le bouton rouge Raccrocher.

Fiche 1 : Comment installer Skype ?

1) Rendez-vous sur le site : www.skype.com
2) Cliquez sur Téléchargez Skype
3) Cliquez sur Télécharger
4) Cliquez sur Téléchargez la dernière version de Skype pour Mac
5) Cliquez sur Enregistrer le fichier puis Ouvrir
6) Faites glisser l’icône Skype dans le menu application de votre ordinateur
7) Cliquez sur l’icône Ejecter
8) Double cliquez sur l’icône Skype.

Fiche 2 :  Comment lancer le logiciel Skype ?

1) Double cliquez sur l’icône Skype.
2) Pour une première utilisation, lisez le contrat de Licence Utilisateur Final de Skype, puis cliquez sur Accepter.
3) Entrez votre nom Skype ainsi que votre mot de passe, puis cliquez sur Connecter.

Fiche 3 : Créer son compte Skype :

1) Double cliquez sur l’icône Skype.
2) Aller dans Compte, puis cliquer sur Créer un compte.
3) Entrez un Nom Skype de 6 à 32 caractères, un mot de passe (confirmez-le), entrez votre adresse e-mail, puis cliquez sur Créer.

Fiche 4 : Ajouter un nouveau contact :

1) Cliquez sur Contact dans la barre des tâches.
2) Cliquez sur Ajouter un contact.
3) Une fenêtre apparaît, inscrivez le pseudo voulu et effectuez une Recherche avancée. Skype va automatiquement rechercher le pseudo inscrit.
4) Cliquez ensuite sur Rechercher.
5) À la suite de la recherche, Skype trouve un ou des pseudos correspondants, cliquez sur l’un d’entre eux et faites Ajouter le contact.
6) Le nouveau pseudo est désormais inscrit dans vos contacts et vous pouvez communiquer avec.

Certains articles déconseillent l'utilisation de Skype:

http://www.indexel.net/1_20_4203___/Skype_est-il_dangereux_pour_votre_entreprise__.htm
http://www.infos-du-net.com/actualite/9895-Skype-espion.html
http://www.podinformatique.fr/Skype-menace-la-securite

Mais d'autres articles ne voient pas d'objection particulière à l'utilisation de ce logiciel:

http://solutions.journaldunet.com/questionnaire/fiche/2025/d/f/
http://www.silicon.fr/fr/silicon/news/2007/01/30/skype-souhaite-conqu-rir-monde
http://www.generation-nt.com/actualites/23785/entreprises-skype-travail-securite-voip-client-logiciel-telephonie/

Nous avons finalement décidé d'utiliser le logiciel Skype.
Ce logiciel est compatible avec l'univers Mac, Windows et Linux.
Vous pourrez effectuer une audioconférence avec 10 intervenants. Pour réaliser une vidéoconférence avec plus de 2 interlocuteurs, il est nécessaire d'installer un plug-in (festoon par exemple). Attention: ce plug-in est compatible seulement avec Windows.
Cependant, nous avons tout de même choisi ce logiciel car il est très simple d'utilisation.

Les logiciels :

          - rogerwilco

          - teamspeak

          - MCM (MultiConference Manager) de Genesys Conferencing

           - logiciel de pilotage de réunion édité par France Telecom

Deux formules d’audioconférences proposées par France Telecom :

          - pour les PME : Réunion Flash, disponible dans les agences de l'opérateur ou auprès du service clientèle

          - une offre dédiée aux grands comptes  (maisons mères et filiales) avec abonnements (15,25 euros HT par mois, dégressif en fonction du nombre d'abonnements + coût d’utilisation du service (en fonction du nombre de participants et du nombre d’heures mensuelles requises, entre 0,23 et 0,24 euros HT, par minute et par participant) et le coût des communications téléphoniques).

Deux formules d'audioconférence proposées par MCM :

          - le telemeeting avec abonnement (228,67 euros HT + utilisation facturée 0,24 euros HT par minute et par personne, et sans abonnement dans lequel l’utilisation du service revient à 0,27 euros HT par minute et par personne).

Méthodologie de travail :

          - fixer des RDV virtuels aux collaborateurs (cela fait gagner du temps et limite les frais de déplacement).

          - préparer l'audioconférence : il faut se familiariser avec les outils et vérifier que nous sommes en présence d'un poste à fréquence vocale. S'exercer à ouvrir l'espace virtuel, à y introduire les participants, à enregistrer les réunions, ...

          - rédiger un mémento qui sera posé près du poste de téléphone.

          - communiquer aux collaborateurs l'ordre du jour. Il doit mentionner l'objet de la réunion, la date, l'heure (Il faut veiller à ce que la secrétaire ne passe pas d'appel durant ce créneau horaire), le numéro de téléphone qui permet d'accéder à la salle virtuelle, ainsi que la durée de l'audioconférence.

          - quelques minutes avant le début, composer les chiffres de votre numéro de réunion par téléphone ainsi que ceux de votre code mot de passe. La salle de réunion sera alors ouverte et prête à recevoir les collaborateurs.

          - une fois que tous les collaborateurs sont là, sécuriser la salle de réunion en la fermant.

          - si certains collaborateurs se trouvent dans une situation bruyante, leur conseiller de se placer dans une position d'écoute.

          - rappeler l' ordre du jour ainsi que les objectifs de la réunion.

          - pendant la réunion, veiller à ce que chaque prise de parole ne reste pas anonyme.

          - les collaborateurs doivent rester bref et concis

          - l'animateur doit gérer la prise de parole et les questions-réponses.

A la fin :

          - conclure en faisant une synthèse de ce qui a été fait

          - rappeler les décisions prises

          - programmer ensemble la date de la prochaine réunion

          - fermer la salle de réunion virtuelle

          - envoyer à chaque participant un compte-rendu écrit

L’audioconférence est un outil de management et d’information à part entière, utilisé de manière récurrente par les entreprises. Les réunions quotidiennes (8,8 %) et hebdomadaires (40,7 %) ont actuellement le vent en poupe, contrairement aux réunions occasionnelles, qui perdent quatre points (29 %).

Les réunions par téléphone demeurent l’apanage des petits comités. Plus de la moitié d’entre elles rassemble virtuellement de six à dix personnes (52,3 %). Et la quasi majorité concerne de trois à vingt collaborateurs ou clients. La répartition géographique des participants évolue également : 27 % des audioconférences comptent désormais au moins un invité situé à l’étranger. Les réunions régionales ou nationales représentent, quant à elles, 20 % et 50 % des audioconférences organisées.

Définition
L' audioconférence permet de s'entendre et de communiquer verbalement, et ce en temps réel. Cela permet aussi d'établir des rapports de groupe, même si on se trouve à distance de notre interlocuteur.

C' est un média dit "synchrone" car il oblige les individus à se déplacer pour assister aux activités de groupe.

Avantages
- faible coût et facilité d'utilisation (pas de connaissances techniques particulières recquises), donc accesssibilité facile,
- gain de temps,
- économie de frais de déplacements,
- prise de décisions rapide

Limites
- absence de contact visuel (il est bon de rapeler que 60% de la communication est transmis par le non-verbal),
- on ne voit pas ce qui se passe sur l' autre site, donc on ne peut pas contrôler,
- on ne peut pas s' aider d' aides visuelles,
- exige une plus forte attention et plus de concentration.

Mais le risque est d' augmenter l' impression de distance.

Vous savez peut-être déjà que des logiciels existent pour permettre les videoconférences.

En voici une liste non-exhaustive:

Microsoft Netmeeting

iVisit De type poste à poste, il permet d'utiliser des images, du son et de l'écrit. Il est gratuit et nécessite seulement une webcam. Il existe en version mac et PC. Malheureusement, il ne peut pas fonctionner avec un autre logiciel de vidéoconférence car il utilise des normes propriétaires.

http://www.ivisitfr.com/ivisit/

MSN Messenger Logiciel de messagerie instantanée édité par Microsoft. Mais il ya une limite puisque seulement 2 personnes peuvent communiquer par le biais de video et audio conférence.